После переезда офиса сотрудники должны как можно быстрее вернуться к привычной работе. Однако установка компьютеров на столы ещё не означает готовность рабочих мест: необходимо обеспечить электропитание, подключение к корпоративной сети, доступ к приложениям, телефонии и периферии.
Чтобы запуск не превратился в устранение десятков мелких неисправностей, его организуют по заранее подготовленному плану. Основные работы удобно разделить на четыре этапа: подготовку оборудования в старом офисе, проверку новой площадки, последовательное подключение подразделений и техническую приёмку рабочих мест.
1. Подготовка рабочих мест в старом офисе
Первый этап начинается до демонтажа техники. Необходимо составить перечень рабочих мест и определить, какое оборудование требуется каждому сотруднику. Помимо системного блока или ноутбука, в комплект могут входить мониторы, док-станции, IP-телефоны, гарнитуры, блоки питания и специализированная периферия.
Инвентаризацию удобно проводить по подразделениям и кабинетам. Для каждого рабочего места фиксируют его состав, будущую зону размещения и особенности подключения. Отдельно отмечают нестандартные конфигурации: два или три монитора, дополнительные сетевые интерфейсы, специализированные устройства.
Маркировка и упаковка комплектующих
Перед отключением оборудование распределяют по рабочим комплектам. На системный блок, монитор и другие крупные устройства наносят согласованные идентификаторы, связанные с перечнем рабочих мест.
Для небольших аксессуаров удобно использовать прозрачные пакеты с застёжкой Zip-lock. В них можно разместить адаптеры, переходники, крепления и другие мелкие комплектующие одного рабочего места. На пакет наносят тот же идентификатор, что и на основной комплект оборудования.
Кабели, которые должны вернуться к конкретному устройству, снабжают бирками. При этом важно не просто обозначить принадлежность техники, но и обеспечить возможность быстро найти все элементы комплекта после доставки.
После инвентаризации и маркировки оборудование отключают в согласованном порядке, упаковывают и передают для перевозки. Рабочие комплекты желательно сохранять вместе, не смешивая аксессуары разных сотрудников.
2. Подготовка новой площадки: СКС, питание и сетевой план
До прибытия техники необходимо убедиться, что новое помещение действительно готово к подключению рабочих мест. Для этого проверяют электропитание, структурированную кабельную систему (СКС), сетевые розетки и коммутационное оборудование.
План рассадки сотрудников — Floor Plan
Основой подготовки становится актуальный план размещения рабочих мест — Floor Plan. На нём отмечают расположение сотрудников, компьютеров, IP-телефонов, сетевых принтеров и другой техники.
Для каждого рабочего места желательно указать номер сетевой розетки и требуемые подключения. Это позволяет монтажникам заранее понимать, куда устанавливать оборудование и какие линии использовать.
Если отдел переезжает в другое помещение или меняется схема рассадки, план необходимо обновить до начала подключения.
Кабельный аудит и проверка коммутации
Наличие сетевой розетки ещё не гарантирует работоспособность подключения. Поэтому на новой площадке проводят кабельный аудит: проверяют целостность и соответствие линий, правильность их оконцевания, обозначения портов и соединения с коммутационными панелями.
Для ответственных подключений применяют подходящие средства тестирования кабельной системы. При необходимости проверяют соответствие характеристик линий требованиям используемой сети.
Затем сверяют подключения на патч-панелях с портами коммутаторов. Важно убедиться, что линия рабочего места подключена к нужному сетевому сегменту, а параметры порта соответствуют назначению оборудования.
Например, компьютер сотрудника и IP-телефон могут использовать разные VLAN. Если порт коммутатора настроен неправильно, физическое соединение будет присутствовать, но нужные корпоративные сервисы могут оказаться недоступны.
Электропитание и ИБП
Перед запуском проверяют наличие исправных электрических розеток, достаточность подключений и соответствие нагрузки возможностям электросети.
Для критичной инфраструктуры отдельно проверяют источники бесперебойного питания (ИБП), их состояние и подключение защищаемого оборудования. Не каждое обычное рабочее место требует индивидуального ИБП: необходимость резервного питания определяется задачами компании и проектом электроснабжения.
3. Очередность запуска подразделений
После подготовки новой площадки необходимо определить последовательность восстановления работы. Приоритет устанавливают не по расположению кабинетов, а по влиянию подразделений и сервисов на бизнес-процессы.
Для компании, которая ежедневно принимает заказы и проводит платежи, задержка запуска отдела продаж или бухгалтерии может быть значительно критичнее временной недоступности рабочих мест, не участвующих в текущих операциях.
Практический порядок запуска может выглядеть следующим образом:
- Критичная ИТ-инфраструктура. В первую очередь запускают и проверяют сетевое оборудование, интернет, службы авторизации, необходимые серверы и корпоративные сервисы, от которых зависят остальные рабочие места.
- Руководство и ключевые бизнес-подразделения. Подключают рабочие места руководства, отдела продаж и бухгалтерии, если именно эти сотрудники обеспечивают непрерывность согласований, обработки лидов, заказов и платежей.
- Бэк-офис. После проверки критичных направлений запускают административные, кадровые, аналитические и другие подразделения в соответствии с согласованными приоритетами.
- Остальные рабочие места. Завершают подключение сотрудников, дополнительной периферии и оборудования, не влияющего непосредственно на первоочередные бизнес-операции.
Такой порядок является примером. В производственной, медицинской или другой специализированной организации первыми могут запускаться совершенно другие подразделения. Приоритеты необходимо согласовать с заказчиком до начала переезда.
Для каждого этапа назначают ответственных специалистов и определяют критерии завершения. Следующую группу рабочих мест желательно запускать после подтверждения работоспособности инфраструктуры, от которой она зависит.
4. Приёмка рабочих мест до прихода сотрудников
Последний этап — техническая приёмка. Её задача заключается не просто в подтверждении включения компьютера, а в проверке готовности сотрудника выполнять повседневные рабочие операции.
Проверку желательно завершить до начала первого рабочего дня на новой площадке. Для этого специалисты используют единый чек-лист, фиксируют найденные неисправности и повторно проверяют рабочие места после устранения проблем.
- Питание и ИБП. Компьютер и необходимые устройства получают электропитание. Если рабочее место подключено к ИБП, проверена его работа.
- Сетевой линк и VLAN. Подключение активно, устройство получает корректные сетевые параметры и находится в предусмотренном сегменте сети.
- Доменный вход (AD). Пользователь может войти в доменную учётную запись, а необходимые политики и права применяются корректно.
- Сетевой принтер и периферия. Доступны предусмотренные для сотрудника устройства, при необходимости выполнена тестовая печать.
- Корпоративные базы и сервисы. Проверены доступ к 1С, CRM, электронной почте и другим системам, необходимым для работы сотрудника.
Проверки выполняют с учётом конкретной инфраструктуры компании. Например, если организация не использует Active Directory, вместо доменного входа проверяют применяемый механизм корпоративной авторизации.
Для подтверждения готовности недостаточно открыть стартовую страницу приложения. Желательно выполнить короткую типовую операцию: войти в CRM, открыть карточку клиента, получить доступ к нужной базе 1С или отправить тестовое письмо.
Результаты приёмки фиксируют в ведомости рабочих мест. Если выявлена неисправность, указывают её описание, ответственного за устранение и статус повторной проверки.
Предварительная инвентаризация, проверка новой площадки, согласованная очередность запуска и техническая приёмка помогают сократить простой после переезда. Компания получает не просто перевезённые компьютеры, а рабочие места, подготовленные к началу нового рабочего дня.
ИТ-переезд офиса
X-Com помогает подготовить ИТ-инфраструктуру к переезду, организовать демонтаж и перенос оборудования, подключить рабочие места на новой площадке и проверить готовность корпоративных сервисов.
Подробнее об услуге →
